Das Internet, E-Mails und Social Media haben unsere Arbeitsweise radikal verändert – und das nicht nur zum Positiven. Der Zeitersparnis durch eine effizientere Informationsverarbeitung steht eine ständige Ablenkungsgefahr gegenüber. Um die Vorteile der Technologie voll nutzen können, benötigen Manager wie Mitarbeiter ein kluges Zeitmanagement.

Ob beruflich oder privat – heutzutage wird von allen erwartet, jederzeit erreichbar und immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die Schnelligkeit der Informationsverbreitung und die Möglichkeiten, der direkten Vernetzung untereinander haben viele Prozesse innerhalb von Unternehmen zweifellos verbessert. Allerdings klagen mittlerweile viele Menschen über eine Informationsüberflutung. Und der Drang, ständig das E-Mail-Postfach oder Social-Media-Kanäle im Blick zu behalten, um nichts zu verpassen, geht zu Lasten der Produktivität. Studien zeigen, dass jede Ablenkung von der eigentlichen Tätigkeit im Durchschnitt neun Minuten dauert. Anschließend benötigen wir weitere sechs Minuten, um wieder so weit zurück ins Thema zu finden, dass wir eine anspruchsvolle Aufgabe auf dem gleichen Niveau fortführen können wie vor der Unterbrechung.

Befreien Sie sich vom Zwang, immer sofort erreichbar zu sein

Aber wie können Ablenkungen reduziert werden? Zu den häufigsten Störfaktoren gehören E-Mail-Benachrichtigungen. Dabei ist es egal, ob diese als Ton, Zeichen in der Task-Leiste oder Zähler auf der Smartphone-App auftauchen. Sobald der Eingang einer neuen Nachricht angezeigt wird, entsteht der Zwang, nachzuschauen. Es könnte ja schließlich wichtig sein. Das gilt übrigens auch für Benachrichtigungen aus beruflichen Netzwerken oder Social Media. Schalten Sie sie ab! Legen Sie stattdessen Zeiten über den Tag verteilt fest, zu denen Sie E-Mails und Nachrichten auf anderen Kanälen abrufen und bearbeiten.

Setzen Sie Prioritäten!

Mit dieser Strategie verbessern Sie Ihre Arbeitsweise gleich auf mehrfache Weise. Sie können über längere Phasen ungestört arbeiten und so schneller bessere Ergebnisse erzielen. Außerdem lassen sich Anfragen leichter priorisieren, wenn nicht alle immer sofort beantwortet werden. Schließlich ist nicht jede E-Mail gleich wichtig. Und wer ständig den vielen kleinen, unwichtigen Nachrichten hinterherhechelt, dem bleibt möglicherweise am Ende keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Dinge.

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