Es gibt Menschen, die scheinen ein unerschöpfliches Reservoir an Energie zu haben. Sie arbeiten schneller, sind kreativer oder können besser verhandeln als andere. Vielleicht haben sie einfach das richtige Talent. Aber sehr viel wahrscheinlicher ist, dass diese Menschen gelernt haben, sich und ihre Arbeit besser zu organisieren. Wir stellen Ihnen vier Erfolgsmethoden vor, mit denen auch Sie Ihre Effizienz erhöhen können.
1. Die Eisenhower-Methode
Diese Methode für ein besseres Zeitmanagement geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Dafür benötigen Sie vier Postkörbe, die Sie wie ein Koordinatensystem aufstellen, also jeweils zwei nebeneinander und zwei übereinander. Die Fächer auf der linken Seite bezeichnen Sie mit „wichtig“, die auf der rechten Seite mit „unwichtig“. Dann markieren Sie die oberen Fächer mit „eilig“ und die unteren mit „nicht eilig“. Alle Anfragen, die wichtig und eilig sind (oberer linker Postkorb), erledigen Sie sofort. Eilige Aufträge, die nicht wichtig sind (oberer rechter Postkorb), delegieren Sie. Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben (unterer linker Postkorb) tragen Sie in Ihren Kalender ein und arbeiten sie täglich sukzessive ab, nachdem alle eiligen Projekte erledigt sind. Unwichtige und nicht eilige Aufgaben (unterer rechter Postkorb) können Sie vergessen.
2. Die ALPEN-Methode
ALPEN steht für Aufgaben notieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrollieren. Diese Methode hilft bei einer effektiven Tagesplanung. Wichtig ist, dass Sie versuchen den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben so korrekt wie möglich abzuschätzen. Oftmals wird unterschätzt, wie lange einzelne Prozesse benötigen. Verplanen Sie nie mehr als 60 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit für konkrete Aufgaben. Mit einer Pufferzeit von 40 Prozent können Sie einerseits auf unerwartete eilige Anfragen angemessen reagieren, andererseits schaffen Sie sich so Zeit für Networking und Strategiebildung.
3. Die Harvard-Methode
Hierbei handelt es sich um ein Konzept der Verhandlung und Konfliktlösung, das an der gleichnamigen US-amerikanischen Universität entwickelt wurde. Es folgt vier Grundprinzipien:
• Sachbezogene Diskussion: Die Trennung von Mensch und Problem soll das Finden objektiver Lösungen fördern, die in beiderseitigem Interesse sind. Voraussetzung dafür ist ein vorurteilsfreier und wertschätzender Umgang miteinander.
• Konzentration auf Interessen, nicht auf Positionen: Die Verhandlungsteilnehmer sollen aus dem üblichen Diskussionsschema (Schuld/Unschuld, Gewinner/Verlierer) ausbrechen. Stattdessen werden durch Warum-Fragen, die einzelnen Interessen aufgedeckt, die sich zum Beispiel als Wünsche, Zwänge oder Befürchtungen äußern können.
• Entwicklung von Lösungsalternativen: Ermuntern Sie alle Diskussionsteilnehmer dazu, verschiedene Lösungsvorschläge einzubringen, ohne diese sofort zu evaluieren. Häufig scheitern Verhandlungen daran, dass Lösungen vorschnell abgeurteilt werden oder alle von Anfang an darauf fixiert sind, dass es nur eine wahre Lösung geben kann.
• Objektive Entscheidungskriterien festlegen: Alle entwickeln gemeinsam einen Kriterienkatalog, nach dem die eingebrachten Lösungsvorschläge bewertet werden. Die Kriterien sollten dabei möglichst objektiv sein. Durch die konstruktive Mitwirkung aller Beteiligten erhöht sich die Akzeptanz des Verhandlungsergebnisses auf beiden Seiten.
4. Die Walt-Disney-Methode
Diese Kreativitätstechnik nutzt das Rollenspiel, um Ideen aus unterschiedlichen Perspektiven zu bewerten und dadurch voranzutreiben. Am effektivsten ist die Methode, wenn drei Teammitglieder daran beteiligt sind. Die Technik kann aber auch von einem Einzelnen durchgeführt werden, der nacheinander in die folgenden drei Rollen schlüpft:
• Der Träumer entwickelt und präsentiert eine visionäre Idee.
• Der Realist überlegt, wie diese Idee umgesetzt werden könnte und was dafür benötigt wird. Der Realist sollte dem Projekt wohlgesonnen gegenübertreten und an der Realisierung arbeiten, nicht Argumente dagegen sammeln. Das ist die Aufgabe des letzten Mitglieds.
• Der Kritiker stellt konstruktive Fragen, prüft und analysiert, mit dem Ziel, Idee und Umsetzung zu verbessern. Auch hier sollte es nicht darum gehen, ein Projekt nur aufgrund von Schwierigkeiten von vornherein abzulehnen. Stattdessen sollen durch eine konstruktive Auseinandersetzung Lösungsmöglichkeiten gefunden werden.
Das optimale Ergebnis ist erreicht, wenn der Kritiker keine Fragen mehr hat, der Realist vom Gelingen des Projekts überzeugt und der Träumer begeistert ist.
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