E-Mails sind aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Es gibt keinen schnelleren Weg, Informationen an Kunden, Mitarbeiter oder ganze Abteilungen zu versenden. E-Mails sind aber auch ein Störfaktor im Arbeitsprozess und Ursache für Stress. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückgewinnen.

Feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails einrichten

Schalten Sie die automatische Benachrichtigung für neue E-Mails aus. Aufgaben lassen sich schneller und besser erledigen, wenn Sie voll konzentriert sind und nicht laufend durch E-Mail-Benachrichtigungen gestört werden. Planen Sie stattdessen zwei bis drei feste Zeiten pro Tag ein, an denen Sie die eingegangenen E-Mails bearbeiteten, zum Beispiel morgens, nach der Mittagspause und am späten Nachmittag.

Bei dringen Anfragen bitte anrufen

Wenn Sie Bedenken haben, dass Sie auf diese Weise eine dringende Anfrage zu spät sehen, richten Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung ein. Teilen Sie den Absendern darin mit, wann Sie Ihren Posteingang bearbeiten und unter welcher Nummer Sie in dringenden Fällen telefonisch erreicht werden können.

Strategien zur Organisation und Verringerung der E-Mail-Flut

Nutzen Sie Filter, um wichtige von unwichtigen E-Mails zu unterscheiden. Manchmal lohnt es sich, für E-Mails, die nicht direkt mit dem Arbeitsprozess verbunden sind, wie zum Beispiel Newsletter, ein separates Postfach einzurichten. Dieses sollten Sie selbstverständlich auch regelmäßig abarbeiten und gelesene E-Mails löschen. Führen Sie in Ihrem Unternehmen E-Mail-Regeln ein, um die Anzahl der neuen E-Mails zu reduzieren:

• Der Verteiler einer E-Mail sollte möglichst klein gehalten werden und nur die Personen enthalten, für die die Informationen tatsächlich relevant sind.
• Die Personen, für die sich aus der E-Mail eine Aufgabe ergibt, stehen im Empfänger-Feld (An:) und nicht in Kopie (CC:).
• Formulieren Sie im Betreff, worin die Aufgabe besteht, zum Beispiel: prüfen, bestätigen oder auch einfach nur zur Kenntnis nehmen.

Lesen, bearbeiten, ablegen

Bearbeiten Sie zu Ihren festgelegten Zeiten immer alle neu eingegangenen E-Mails. So verhindern Sie, dass Sie einen Rückstau aufbauen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

• Alles, was sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt, tun Sie sofort.
• Für alles, was länger dauert, erstellen Sie eine Aufgabe mit Datum, bis wann diese erledigt sein muss. Anschließend legen Sie die E-Mail in einem projektbezogenen Ordner ab.
• Für Aufgaben, bei denen Sie die Zuarbeit von anderen Mitarbeitern benötigen, leiten Sie die E-Mail sofort an die betreffende Person weiter oder formulieren eine neue E-Mail mit einer klaren Aufgabenstellung. Anschließend legen Sie die E-Mail im Ordner „Nachfassen“ ab und notieren in der Aufgabenliste den Zeitpunkt, bis wann Sie eine Antwort erwarten.
• E-Mails, die Informationen für andere Personen, die nicht auf dem Verteiler stehen, enthalten, leiten Sie sofort weiter und löschen sie anschließend aus Ihrem Postfach oder legen sie in einem relevanten Ordner ab.