Es ist fünf Uhr nachmittags und auf der To-do-Liste des Tages starren Ihnen noch immer fast alle Aufgaben unerledigt entgegen. Dabei waren Sie den ganzen Tag beschäftigt, sind von Termin zu Termin gehetzt und hatten nicht einmal ausreichend Zeit zum Mittagessen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, sich einmal mit den Grundregeln des Zeitmanagements zu befassen. Wir haben für Sie sieben Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Zeit zielgerichteter einsetzen können und Ihre Arbeitsproduktivität und Zufriedenheit erhöhen.

1. Planen Sie realistisch

Ein Grund dafür, dass Sie es nicht schaffen, Ihre To-do-Liste in der geplanten Zeit abzuarbeiten, könnte darin liegen, dass Sie sich zu viel vornehmen. Analysieren Sie gerade bei wiederkehrenden Aufgaben, wie lange Sie tatsächlich brauchen. Und planen Sie auch Zeit für Pausen ein.

2. Setzen Sie Prioritäten

Die Arbeitsflut reißt in der Regel nicht ab. Deshalb sollten Sie schon während Ihrer Planung ganz klare Prioritäten setzen. Müssen Sie tatsächlich jeden neuen Auftrag annehmen, oder ist es Ihnen wichtiger, dass Ihre bestehenden Kunden pünktlich und mit der versprochenen Qualität beliefert werden? Die Installation eines neuen Computersystems mag kurzfristig nicht die höchste Priorität haben. Aber um sicherzustellen, dass Sie langfristig effizient arbeiten können, sollten Sie auch für diese Aufgaben ausreichend Zeit einplanen.

3. Kennen Sie Ihre Aufgabenstellung?

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie herausfinden, was genau von Ihnen verlangt wird. So arbeiten Sie selbst zielgerichteter, vermeiden Enttäuschungen bei Vorgesetzten oder Kunden und sparen Zeit für langwierige Nachbesserungen.

4. Ertrinken Sie nicht in der E-Mail-Flut

Planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie Ihre E-Mails lesen und beantworten. Sie werden schnell merken, wie viel schneller und konzentrierter Sie arbeiten können, wenn Sie nicht ständig mit einem Auge auf Ihr Postfach schauen. Nehmen Sie sich dann aber ausreichend Zeit. Am besten sortieren Sie Ihre E-Mails nach Wichtigkeit. So stellen Sie sicher, dass Sie eilige Anfragen schnellstmöglich bearbeiten.

5. Verkürzen Sie Meetings

Meetings sind aus dem Geschäftsleben nicht wegzudenken. Sie sind in vielen Situationen der effizienteste Kommunikationsweg und bieten außerdem eine gute Gelegenheit, Ideen zu entwickeln. Leider hat sich die Meeting-Kultur jedoch vielerorts zum Zeitverschwender entwickelt. Überprüfen Sie, ob wirklich jedes Meeting notwendig ist, und setzen Sie kürzere Zeiten an.

6. Fokus statt Multitasking

Vergessen Sie den Mythos vom Multitasking. Viele Studien bestätigen: Wer sich auf eine Sache konzentriert, erledigt sie besser und schneller.

7. Entspannen Sie sich

Um dauerhaft Höchstleistungen zu bringen, müssen unser Körper und unser Geist auch mal entspannen. In diesen Phasen arbeitet unser Unterbewusstsein auf Hochtouren. Deshalb kommen uns die besten Ideen oft abends oder nachts. Aber auch eine Mittagspause weg vom Arbeitsplatz, ändert die Perspektive und führt zu mehr Produktivität am Nachmittag.

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