Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was mit Ihrem Geschäft passieren würde, wenn Sie plötzlich mal nicht da wären? Wer einen Familienbetrieb leitet, steckt meist so tief im Tagesgeschäft, dass eine Unterscheidung zwischen Firma und Inhaber fast unmöglich erscheint. Darin liegt eine große Gefahr. Nicht umsonst gehören schwere Erkrankungen, plötzliche Todesfälle und Erbstreitereien zu den häufigsten Insolvenzgründen im Mittelstand. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Betrieb auf solche persönlichen Notfälle vorbereiten.

1. Schritt: Stellvertretung regeln

In jedem Betrieb sollte es ganz unabhängig von der Notfallplanung eine schriftlich fixierte Stellvertretungsregelung für alle wichtigen Aufgaben geben, auch für die Geschäftsführung. Bei der Suche nach einem geeigneten Stellvertreter spielen sowohl Kompetenz als auch Vertrauen eine große Rolle. Es genügt nicht, einfach den Ehepartner einzusetzen, selbst wenn dieser ebenfalls in der Firma arbeitet. Schließlich wollen Sie ja mal gemeinsam in den Urlaub fahren. Und da Sie sicherlich öfter gemeinsam unterwegs sind, kann Ihnen ja auch zugleich etwas zustoßen.
Eine Stellvertretung wird nicht im Stillen geregelt, sondern sollte jedem Mitarbeiter und auch den Geschäftspartnern bekannt sein. Vor allem sollte der Stellvertreter genau wissen, was auf Ihn zukommt und welche Entscheidungsbefugnisse er hat.

Um sicherzustellen, dass der Betrieb auch bei einem plötzlichen Ausfall des Geschäftsführers reibungslos weiterlaufen kann, sollte dem Stellvertreter eine entsprechende Handlungsvollmacht oder Prokura im Todesfall erteilt werden. Diese kann bei einem Anwalt hinterlegt werden. Denken Sie auch an eventuelle Konto- oder Privatvollmachten.

2. Schritt: Unternehmertestament aufsetzen

Eine Stellvertreterregelung ist immer nur für eine Übergangsphase gedacht. Um festzulegen, wie es mit der Firma weitergeht, ist ein Unternehmertestament unabdinglich. Gesetzliche Erbfolgeregelungen sind nur in den seltensten Fällen geeignet, um den Fortbestand des Unternehmens zu gewährleisten und die Familie bestmöglich abzusichern. Neben der Vermeidung von Erbstreitigkeiten können im Rahmen einer vorausschauenden Nachfolgeregelung auch die finanziellen Belastungen, zum Beispiel aus Steuern oder Pflichtanteilsansprüchen, reduziert werden. Lassen Sie sich beim Aufsetzen eines Unternehmertestaments am besten von einem Fachanwalt beraten, um alle Aspekte, die für Ihre individuellen Umstände von Bedeutung sind, vernünftig zu regeln.

Lesen Sie auch:  Vier Tipps für die Nachfolgeplanung in Familienbetrieben

3. Schritt: Notfallakte anlegen

Um den Geschäftsbetrieb auch im Notfall weiterzuführen, genügt es nicht, allein die rechtlichen Rahmenbedingungen zu schaffen. Manchmal scheitern Prozesse an den kleinen Dingen: dem fehlenden Zugang zum Computer oder den unauffindbaren Kontaktdaten eines Kunden. Es empfiehlt sich daher, eine Notfallakte anzulegen, in der alle wichtigen Informationen gesammelt werden. Dazu gehören:

• Hinweise zu Passwörtern
• Adresslisten für Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner
• Anleitungen
• Service-Nummern
• Schlüsselliste
• Wichtige Termine und Fristen

Ferner sollten die Aufbewahrungsorte für wichtige Geschäftsunterlagen, wie Gesellschaftsverträge, Testament, Versicherungspolicen etc., genannt werden. Die Notfallakte sollte selbstverständlich in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden.

Denken Sie über einen Firmenverkauf nach?

Dann vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses und unverbindliches Informationsgespräch mit unseren Experten.

[maxbutton id=”2″]

Möchten Sie Ihren Dienstagskaffee nicht mehr ohne unser spannendes Fachwissen genießen?

Für Ihre Anmeldung erhalten Sie das Buch “Betriebsgeheimnisse” kostenlos als Online-Ausgabe.

[mc4wp_form id=”26205″]