Wer kennt sie nicht, diese ewige Zeitnot. Jeder Auftrag soll am besten schon vorgestern erledigt werden, und der Strom der Arbeit reißt nie ab. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch einfache Maßnahmen effizienter werden.
1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf.
Chaos – eine Quelle für Kreativität? Vergessen Sie’s! Überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie mit dem Suchen von Dokumenten zubringen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend auf. Sortieren Sie liegengebliebene Aufgaben danach, in welcher Reihenfolge sie erledigt werden müssen. So starten Sie jeden Morgen frisch und fokussiert in den Arbeitstag und müssen keine Angst mehr haben, den Überblick zu verlieren. Bringt Ihnen jemand neue Papiere, fragen Sie sofort nach, worum es sich handelt und wie schnell diese bearbeitet werden müssen. Ordnen Sie sie dann gleich entsprechend ihrer Priorität ein. Gestalten Sie Ihren Schreibtisch und Ihr Büro so, dass Gegenstände, die Sie häufig verwenden, griffbereit sind. Andere können weiter weg, in den unteren Schubladen oder im Schrank aufbewahrt werden. Auch psychologisch wirkt ein ordentlicher Schreibtisch motivierend. Wenn Sie sich nicht mehr von Ihrem Berg Arbeit erschlagen fühlen, wird Ihnen die Erledigung leichter von der Hand gehen.
2. Greifen Sie häufiger zum Telefon.
Die E-Mail hat die Kommunikation in vielerlei Hinsicht erleichtert. Aber das digitale Postfach bringt auch Nachteile: Fast jeder leidet heutzutage unter Informationsüberflutung. Das Lesen und Beantworten von E-Mails nimmt viel Zeit in Anspruch und ist nur selten der effizienteste Weg. Greifen Sie lieber wieder häufiger zum Telefon. Im direkten Gespräch lassen sich Sachverhalte schneller klären. Sie müssen nicht mehrere Stunden oder vielleicht sogar Tage auf eine Antwort per E-Mail warten, aus der sich möglicherweise neue Fragen ergeben. Um das Telefongespräch möglichst zielgerichtet zu führen, bereiten Sie am besten eine Liste mit allen zu klärenden Fragen vor.
3. Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Technologie
Sich in ein neues Computerprogramm einzuarbeiten kostet Zeit. Häufig erleichtert die neue Technologie aber auch Arbeitsvorgänge, wenn Sie sie richtig bedienen können. Das beginnt bei ganz einfachen Sachen, wie zum Beispiel der Nutzung von Vorlagen und Serienbriefen, die das Erstellen und Verschicken von Dokumenten effizienter machen. Datenbanken liefern auf Knopfdruck wichtige Informationen. Helfen Sie mit, diese immer auf dem neuesten Stand zu halten. Neue Technologien können Arbeitsprozesse automatisieren – von der Bestellung bis zur Abrechnung. Sie müssen nicht auf jeden neuen Trend aufspringen, aber prüfen Sie, wo sich der Arbeitsaufwand in Ihrem Unternehmen durch einen intelligenten Technikeinsatz verringern lässt. Dadurch schaffen Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
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