Ein englisches Sprichwort sagt: „Ein Meeting ist die perfekte Waffe, um Zeit totzuschlagen.“ Und sicher haben auch Sie schon in Besprechungen gesessen und langweiligen Monologen zugehört, die Ihnen nichts brachten, während sich auf Ihrem Schreibtisch die Arbeit stapelte. Das bedeutet jedoch nicht, dass Meetings unnütz sind. Im Gegenteil – richtig durchgeführt sind sie eine äußerst effiziente Form der Kommunikation. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Meeting-Kultur verbessern können.

Besonders in größeren Organisationen werden Meetings oft zum Selbstzweck. Man trifft sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort, weil es schon immer so war. Dabei ließen sich viele Fragen einfacher klären, wenn die betroffenen Mitarbeiter direkt miteinander reden würden. Eine übermäßige Anzahl von Besprechungen kann ein Symptom für eine schlechte Kommunikationskultur innerhalb des Unternehmens sowie für eine mangelnde Entscheidungsfähigkeit sein. Bevor Sie also ein Meeting organisieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

1.Welche Ziele wollen Sie erreichen?

Legen Sie vorher fest, was genau Sie mit der Besprechung erreichen wollen, und nennen Sie Ihre Ziele in der Einladung. So weiß jeder Teilnehmer, was von ihm erwartet wird und wie er sich auf das Meeting vorbereiten muss. Die Ziele sollten dabei so konkret wie möglich sein. Wenn eine Besprechung direkt auf eine zu treffende Entscheidung ausgerichtet ist, gehen die Mitwirkenden das Thema motivierter an und verlassen anschließend die Runde mit dem positiven Gefühl, etwas erreicht zu haben.

2.Wer soll am Meeting teilnehmen?

Je mehr Menschen in einem Raum zusammensitzen, desto größer ist die Gefahr, dass jeder glaubt, bei so vielen Teilnehmern selbst nichts beitragen zu müssen. Laden Sie also nur die Mitarbeiter ein, die auch wirklich von dem Thema betroffen sind und deshalb ein Interesse daran haben, zügig eine gute Lösung zu finden.

3.Wieviel Zeit benötigen Sie für das Meeting?

Das Parkinson’sche Gesetz, das vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson formuliert wurde, besagt, dass die Erledigung einer Arbeit so lange dauert, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt. Vielleicht haben Sie das ja auch schon erlebt: Je schneller Sie eine Sache erledigen müssen, desto effektiver arbeiten Sie. Das gilt auch für Besprechungen. Oft genug drehen sich die Diskussionen stundenlang im Kreis, und erst, wenn das Ende des Meetings naht, kommen plötzlich lösungsorientierte Ideen auf den Tisch. Planen Sie für Ihr Meeting möglichst nicht länger als eine Stunde ein. Unterteilen Sie umfangreiche Themen in mehrere Meilensteine, die in einzelnen kurzen Besprechungen abgearbeitet werden können.

4.Wo soll die Besprechung stattfinden?

Einer Umfrage des Instituts LM Research & Marketing Consultancy zufolge, findet heutzutage nur noch gut ein Drittel der Meetings persönlich statt. Die meisten Besprechungen werden heute über Telefonkonferenzen oder webbasiert durchgeführt. Besonders das Internet hat standortübergreifende Meetings vereinfacht. Allerdings bringen die technischen Möglichkeiten nicht nur Vorteile. Durch die gefühlte größere Anonymität steigt auch die Gefahr, dass sich die Teilnehmer nicht aktiv einbringen oder nebenbei andere Sachen erledigen. Ist ein Präsenz-Meeting nicht praktikabel, sorgen Sie als Moderator dafür, dass jeder einen Beitrag leisten muss, indem Sie vorher allen Mitgliedern gezielte Aufträge erteilen.

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